10 Câu hỏi đặt ra khi lập kế hoạch dự án

Khi bạn bắt đầu một dự án, cảm giác áp lực sẽ khiến bạn bắt tay khởi động dự án ngay để theo kịp những thời hạn sát sao đã đề ra. Cho dù bạn không rõ mình nên bắt đầu từ đâu, nhưng bạn hiểu rằng cơ hội thành công cao nhất khi bạn biết vạch ra kế hoạch trước khi thực sự bắt đầu.

Dưới đây PMx xin chia sẻ với bạn 10 câu hỏi mà chắc chắn bạn xác định được mọi công việc mà dự án cần nếu trả lời được hết các câu hỏi.

1. MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN LÀ GÌ?

2. CÁC BÊN LIÊN QUAN TRONG DỰ ÁN?

3. KẾT QUẢ MANG LẠI LÀ GÌ?

4. NHỮNG CHƯỚNG NGẠI NÀO PHẢI VƯỢT QUA?

5. NHỮNG GIẢ THIẾT NÀO ĐƯỢC ĐƯA RA?

6. VIỆC NÀO CẦN PHẢI HOÀN THÀNH?

7. TIẾN ĐỘ CỦA TỪNG CÔNG VIỆC?

8. AI LÀ NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC DỰ ÁN?

9. NHỮNG NGUỒN LỰC NÀO KHÁC CẦN?

10. NHỮNG SAI LẦM NÀO CÓ THỂ XẢY RA?

Hãy cùng PMx đi tìm 1 vài gợi ý cho câu trả lời của 10 câu hỏi trên nhé.

1. MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN LÀ GÌ?

 

Đánh giá chính xác mục tiêu yêu của dự án có thể giúp bạn vạch ra kế hoạch tốt hơn  cảm nhận tốt hơn sự quyết tâm của những thành viên và mang lại hiệu quả cao hơn.

Ngay khi bạn được phân công nhận dự án hãy vẽ một bức tranh rõ ràng và hoàn chỉnh về tầm quan trọng của dự án. Trả lời những ý sau sẽ giúp bạn điều đó:

  • Bối cảnh ra đời của dự án?
  • Người đưa ra ý tưởng đầu tiên?
  • Những ai sẽ hưởng lợi từ dự án?
  • Điều gì sẽ xảy ra nếu dự án không hoàn thành?

 

2. CÁC BÊN LIÊN QUAN TRONG DỰ ÁN?

Khi biết trước những người cần hợp tác, bạn có thể hoạch định kế hoạch cho những cộng sự theo từng giai đoạn phù hợp trong dự án. Cộng tác với những thành viên đúng thời điểm sẽ đảm bảo sự đóng góp vào dự án, đồng thời họ sẽ thấy được sự coi trọng và thừa nhận công sức của họ. 
Khi quyết định vai trò của từng người đối với sự thành công của dự án, Bạn hãy phân nhóm họ như sau:

  • Người dẫn dắt người mong chờ vào kết quả của dự án
  • Người ủng hộ: Người hỗ trợ cho dự án thành công 
  • Người quan sát: người quan tâm đến dự án 

Khi đã có danh sách tổng quát hãy xác định những ai cần tham gia vào thời điểm nào và cách bạn muốn cộng tác với họ như thế nào.

 

3. KẾT QUẢ MANG LẠI LÀ GÌ?

Xác định rõ tất cả những kết quả mà bạn mong muốn dự án của mình đạt được.  Mô tả chi tiết từng sản phẩm, dịch vụ, tác động của dự án và bao gồm cả những kết quả có thể đo lường được và cả những mục tiêu hoàn thành. Hãy chắc rằng nhóm dẫn dắt có niềm tin rằng kết quả của dự án đáp ứng đúng nhu cầu và kỳ vọng của họ.

 

4. NHỮNG CHƯỚNG NGẠI NÀO PHẢI VƯỢT QUA?


Nắm tất cả thông tin quy trình và hướng dẫn có khả năng gây hạn chế hoạt động và việc thực hiện của bạn. Khi bạn hiểu được những giới hạn đó bạn có thể lên kế hoạch để giảm thiểu ảnh hưởng của chúng đến dự án. Hãy phân biệt rõ hai điều sau:

  • Hạn chế: những giới hạn do nhóm nằm ngoài dự án đặt ra 
  • Đòi hỏi: những giới hạn do bạn và nhóm dự án đặt ra

 

5. NHỮNG GIẢ THIẾT NÀO ĐƯỢC ĐƯA RA?

Ngay từ khi bắt đầu suy nghĩ về dự án của mình, bạn hãy ghi lại mọi giả thiết mà bạn có thể nghĩ đến - xét cho cùng, từng giả thiết đó đều có thể tạo ra một hoặc nhiều rủi ro mà bạn có thể lường trước được.
Hãy không ngừng suy nghĩ về những giả thiết khi bạn phát triển kế hoạch. Cập nhật kế hoạch ngay khi bạn nghĩ đến một giả thiết khác hoặc khi bạn tìm ra giá trị thực sự đằng sau.

 

6. VIỆC NÀO CẦN PHẢI HOÀN THÀNH?

Nhận biết các công việc cần phải thực hiện để mang lại thành quả của dự án, qua đó bạn có thể phân công trách nhiệm cho thành viên, xây dựng lộ trình, ước tính được nhu cầu về nhân lực, đưa ra nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên và giám sát được năng suất của dự án. Với từng hoạt động trong dự án. Bạn hãy nắm rõ:

  • Việc cần hoàn thành: các quy trình và các bước cần phải thực hiện 
  • Nguồn lực: con người, cơ sở vật chất, công cụ, dụng cụ, nguồn cung cấp vật liệu thô, ngân sách và mọi thông tin cần thiết để tiến hành hoạt động,
  • Kết quả mong đợi: sản phẩm, dịch vụ, vị trí hoặc các thành quả mà bạn gặt hái sau từng công việc 
  • Mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau: có những công việc bạn phải thực hiện trước khi bắt tay vào công việc khác có những hoạt động bạn chỉ có thể bắt đầu sau khi hoàn thành hoạt động hiện tại 
  • Khoảng thời gian: số các giai đoạn dự án cần thiết

7. TIẾN ĐỘ CỦA TỪNG CÔNG VIỆC?

Hãy đặt ra ra một lộ trình thật chi tiết cùng với những công việc cụ thể và đề những cột mốc liên tục. Nắm vững thông tin này bạn có thể đưa ra những chỉ dẫn chính xác cho các thành viên về thời điểm họ thực hiện nhiệm vụ. Thông tin này cũng sẽ hỗ trợ bạn theo dõi và giám sát tiến trình công việc. Chú ý đến những điều sau khi xây dựng lộ trình:

  • Khoảng thời gian: số các giai đoạn dự án cần thiết
  • Quan hệ tương hỗ: việc gì cần phải hoàn thành trước khi bắt đầu một công việc 
  • Nguồn lực: sẵn có khi nào cần đến nguồn lực và khi nào nguồn lực sẵn sàng

8. AI LÀ NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC DỰ ÁN?

Biết được ai sẽ là người thực hiện từng nhiệm vụ và mức độ nỗ lực mà họ phải bỏ ra cho phép bản dự kiến được khả năng sẵn sàng nhận nhiệm vụ của các thành viên và ước tính chính xác hơn kinh phí chung cho dự án. Hãy xác định những thông tin sau cho tất cả thành viên tham gia dự án:

  • Tên, Mô tả công việc hay chức vụ và những năng lực và kiến thức mà họ cần để thực hiện nhiệm vụ phân công
  • Những vai trò cụ thể của từng người trong công việc với những công việc cần nhiều người thực hiện cũng như đưa ra những giải thích về cách họ có thể cộng tác dựa trên những nỗ lực chung.
  • Mức độ lỗi lực dành cho công việc của từng thành viên. 
  • Thời gian làm việc chính xác của các thành viên trong trường hợp Họ không làm việc toàn thời gian

9. NHỮNG NGUỒN LỰC NÀO KHÁC CẦN?

Nắm tất cả những trang thiết bị cơ sở vật chất dịch vụ nguồn cung và nguồn quỹ cần thiết để thực hiện dự án. Xác định rõ mức độ và thời gian của mỗi nguồn lực.
 

10. NHỮNG SAI LẦM NÀO CÓ THỂ XẢY RA?

Phát hiện ra những bộ phận trong dự án có khả năng đi sai kế hoạch. Quyết định những rủi ro nào gây tổn thất lớn nhất đến kết quả dự án. Đưa ra kế hoạch để giảm thiểu những ảnh hưởng tiêu cực đến dự án. 
 

Nguồn: Project Management for Dummies

Bài viết cùng danh mục