5 Bí quyết giúp làm việc từ xa hiệu quả

Tình hình dịch Covid vẫn diễn biến phức tạp, việc phải làm việc từ xa đôi khi là bắt buộc. Vậy làm sao để biến việc làm việc từ xa trở lên hiệu quả?

Dưới đây PMx xin được chia sẻ với bạn 5 Bí quyết để giúp bạn làm việc từ xa hiệu quả đã được kiểm chứng để bạn có thể áp dụng cho doanh nghiệp, đội nhóm, cá nhân của bạn.

BÍ QUYẾT 1 - ÁP DỤNG TRIỆT ĐỂ NGUYÊN TẮC 80/20

Thời kỳ khó khăn, Nguồn lực của công ty & cá nhân (tài chính, thời gian, sức khoẻ…) là hữu hạn. Vì thế, nguồn lực phải được sử dụng một cách thông minh & hiệu quả. Sử dụng nguồn lực tốt nhất cho việc quan trọng nhất. Dành thời gian quý giá nhất cho những khách hàng, đối tác, đồng nghiệp mang lại hiệu quả cao nhất.

Tham khảo thêm sách: Nguyên tắc 80/20 - Bí quyết làm ít được nhiều

BÍ QUYẾT 2 - LẬP KẾ HOẠCH KỸ LƯỠNG, HÀNH ĐỘNG NHANH, CẢI TIẾN LUÔN

Làm kế hoạch thì phân tích kỹ càng, có dữ liệu, thông tin đầu vào cụ thể, tính đủ các góc cạnh, đưa ra nhiều phương án lựa chọn để xem xét. Có kế hoạch rồi thì phải hành động nhanh. Thời kỳ khó khăn, cá nhanh nuốt cá chậm. Hành động nhanh để chớp cơ hội, tiếp tục gia tốc. Nhưng hành động nhanh cũng là để nếu phương án sai hay không phù hợp, thì điều chỉnh kịp thời. Tối thiểu hoá các tổn thất. Thường xuyên review: Thực trạng sao, so với mục tiêu thế nào, có cách nào tốt hơn không? Từ đó cải tiến ngay và luôn.

BÍ QUYẾT 3 - ĐÓNG THỜI GIAN, XOÁ NHANH VIỆC

Chia thời gian làm việc thành các khoảng Block (30 phút/60 phút). Trong các Block đó, off hết FB, Zalo… những thứ khiến cho mất tập trung để xử lý công việc. Sau mỗi block có thể dành 5 phút để Refresh. Lập checklist/ to do list. Việc hôm nay chớ để ngày mai. Chưa xong vì việc phát sinh thì ngồi lạithêm một chút để hoàn thành, Đóng việc lại trước ngày hôm sau. 9h phải họp đến 12h thì buổi sáng đến sớm hơn thường lệ 30 phút để đóng các việc, giao việc nhân viên cho xong trước giờ họp. Kết thúc block, kết thúc ngày làm việc phải xoá xong hết To do list, checklist. Rời chỗ là xoá sạch, dọn sạch việc.

BÍ QUYẾT 4 - TIÊU CHUẨN HOÁ, HỌC HỎI LUÔN

Kinh nghiệm hay, giải pháp tốt phải được tiêu chuẩn hoá, đóng gói lại. Đóng gói tức là làm 1 slide, một bản hướng dẫn, một quy trình ghi lại các bước đã làm. Phải được văn bản hoá và gửi cho các thành viên liên quan. Lưu trữ lại thành tài sản thi thức chung của Công ty. Và các thành viên có trách nhiệm học hỏi luôn. Một cách tự động. Việc này là quy trình bắt buộc, bước cuối cùng trong giải quyết vấn đề.

BÍ QUYẾT 5 - GIAO VIỆC ĐÚNG, KIỂM TRA TRÚNG

Giao việc từ xa: Làm việc từ xa cần tối ưu thời gian trao đổi công việc. Quản lý/Team Leader giao việc thì phải nói rõ mục tiêu (Why): Muốn gì, Kết quả mong đợi như thế nào. Cái này là để người nhận hiểu được cái bức tranh lớn, mục tiêu là gì. Để nhân viên rõ: Việc được giao là một mắt xích trong cả hệ thống. Mắt xích đó chậm, hỏng là hỏng chậm cả hệ thống. Sau khi làm rõ WHY mới đi vào cụ thể cần làm gì (What), và khi nào xong (When). Phương pháp làm (How) thì tuỳ vào năng lực người nhận việc mà giao việc cho tương xứng. Kiểm tra từ xa: Kiểm tra thì phải trúng. Mỗi một công việc đều có các mốc quan trọng. Mỗi mốc đó người quản lý cần phải có một xác nhận nhanh xem làm đến đâu, đúng hướng chưa. Đừng để đến cuối mới hỏi. Lúc đó xôi hỏng bỏng không. Kiểm tra trúng là đảm bảo mọi việc đúng ngay từ đầu & các mốc quan trọng phải đúng.

Tham khảo Ứng dụng quản lý công việc: MyXteam 

Bài viết cùng danh mục