6 Câu hỏi và trả lời phổ biến khi phỏng vấn quản lý dự án

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu các câu hỏi và câu trả lời phỏng vấn quản lý dự án giúp bạn chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn xin việc quản lý dự án.

 

Các cuộc phỏng vấn xin việc có thể rất đáng sợ. Ngay cả những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm nhất cũng có thể thổi bay cơ hội việc làm nếu họ không chuẩn bị.

 

Vì vậy, bạn phải bắt đầu từ đâu?

Bạn có thể đã nghiên cứu công ty trực tuyến qua internet hoặc liên hệ với mạng lưới "Siêu cò" của bạn để được tư vấn. Đây là hai phương pháp tuyệt vời để tìm hiểu về văn hóa công ty và những kỳ vọng trong vai trò tiềm năng của bạn. Nhưng điều này có thể không cung cấp tất cả thông tin chi tiết bạn cần để gây ấn tượng với người tuyển dụng.
Đó là lý do tại sao bạn cần nghiên cứu những câu hỏi phỏng vấn quản lý dự án mà bạn có thể sẽ được hỏi. Cũng giống như việc ôn tập cho một bài kiểm tra lớn, thành thạo bước này giúp bạn nghe có vẻ thông minh hơn và tự tin hơn nếu bạn có thể đưa ra câu trả lời chi tiết và có cấu trúc tốt cho các câu hỏi phỏng vấn. Nghiên cứu các câu hỏi bạn có thể được hỏi có thể mất rất nhiều thời gian. Vì vậy, PMx đã hoàn thành công việc khó khăn đó cho bạn. Dưới đây là một số câu hỏi phỏng vấn quản lý dự án phổ biến nhất và các cách tiếp cận gợi ý cho câu trả lời của bạn.

 

A - Câu hỏi và câu trả lời phỏng vấn người quản lý dự án về nền tảng nghề nghiệp 

nền tảng kinh nghiệm

1. Hãy nói cho tôi biết về bản thân bạn?

Đây có lẽ là câu hỏi phỏng vấn phổ biến nhất và có thể là một trong những điều đầu tiên bạn sẽ được hỏi. Người quản lý tuyển dụng của bạn đã đọc sơ yếu lý lịch của bạn và rất có thể đã kiểm tra hồ sơ LinkedIn, Facebook, Twitter... thậm chỉ cả Tiktok của bạn. Đây là cơ hội để bạn mở rộng suy nghĩ của mình hoặc lấp đầy bất kỳ khoảng trống nào. Bạn không cần phải đi vào chi tiết về mọi vị trí bạn đã từng đảm nhiệm hoặc trình độ học vấn và chứng chỉ cụ thể của bạn (trừ khi công việc mà bạn đang ứng tuyển yêu cầu cụ thể) nhưng bạn nên mô tả trách nhiệm và thành tích của mình trong vai trò gần đây nhất .

Gợi ý: “Tôi có năm năm kinh nghiệm quản lý các dự án cho Công ty XYZ. Trong thời gian đó, tôi đã hoàn thành hơn một chục dự án lớn nhỏ về Dân dụng, công nghiệp, hạ tầng giao thông. Dự án lớn nhất của tôi đã từng tham gia với vai trò quản lý dự án là dự án phức hợp abc. Dự án này chúng tôi đã thực hiện và hoàn thành trước thời gian cam kết với CĐT là 25 ngày, trong khi quá trình thi công gặp rất nhiều khó khăn bởi các đợt dịch bệnh Covid 19 bùng phát trên địa bàn dự án thi công. Trước khi đảm nhiệm vị trí này, tôi đã làm việc cho công ty JQK với vai trò QS trưởng công trường”.

2. Tại sao chúng tôi nên tuyển dụng bạn?

Có một số cách bạn có thể trả lời câu hỏi này. Chỉ cần bám sát lời giới thiệu ngắn gọn của bạn, nêu bật những lý do bạn sẽ mang lại lợi ích cho công ty và giữ nguyên phản hồi của bạn trong vòng chưa đầy một phút, nếu có thể.

Gợi ý: “Tôi tin rằng mình sẽ rất phù hợp ở đây (công ty đang tuyển dụng). Tôi có tất cả các kỹ năng và yêu cầu cho vị trí này, bao gồm quản lý đội ngũ thuê ngoài, lập kế hoạch tiến độ, ngân sách và làm việc với các bên liên quan. Trong quá trình tôi nghiên cứu về Công ty, tôi nhận thấy công ty đang chuyển đổi số mạnh mẽ, áp dụng các công cụ quản lý dự án mới như Base/ MyXteam/Fastwork.... Tôi cũng đã quản lý các dự án trước đây bằng công cụ này và các công cụ khác trong các dự án năm năm qua. Ngoài ra, tôi còn có thể lập và quản lý tiến độ dự án rất tốt với công cụ Ms Project. Và tôi là một leader có khả năng truyền động lực cho đội nhóm tốt. Tôi tự tin rằng các kỹ năng và kinh nghiệm của mình sẽ cho phép tôi nhanh chóng chuyển đổi và bắt kịp tốc độ làm việc tại Công ty.”

 

B. Câu hỏi và câu trả lời phỏng vấn người quản lý dự án về các kỹ năng và khả năng

kỹ năng quản lý dự án

Khi bạn vượt qua được các câu hỏi giới thiệu về nền tảng nghề nghiệp ở trên, người  tuyển dụng có thể sẽ chuyển câu hỏi sang tập trung vào các kỹ năng và khả năng của bạn.

Có hàng tá câu hỏi tiềm năng mà bạn có thể được hỏi, nhiều câu hỏi sẽ dành riêng cho công ty hoặc vai trò mà bạn đang ứng tuyển. Chúng có thể bao gồm bất cứ điều gì về một loại các dự án cụ thể hoặc các công cụ quản lý dự án dành riêng cho công ty đó. Cách tốt nhất để chuẩn bị cho những loại câu hỏi này là nghiên cứu mục tiêu công ty mà bạn ứng tuyển, cách nó vận hành, hoạt động. Tuy nhiên, có một số câu hỏi phỏng vấn phổ biến dành cho các nhà quản lý dự án liên quan đến các kỹ năng và khả năng công việc của bạn mà bạn nên mong đợi được hỏi, bất kể công ty, tổ chức đó là gì.

3. Một Kỹ năng một Người Quản Lý Dự Án cần để thành công là gì?

Câu hỏi này có vẻ rộng, nhưng người quản lý tuyển dụng của bạn biết rằng bạn có thể sẽ chọn một kỹ năng quản lý dự án mà bản thân bạn đã thành công. Vì vậy, câu hỏi này là một cách khéo léo khác để hỏi về những kỹ năng tuyệt vời nhất của bạn. Mô tả kỹ năng mà bạn tin là quan trọng nhất, sau đó bao gồm thông tin về cách bạn đã sử dụng hiệu quả kỹ năng đó trong vai trò trước đây.

Gợi ý: “Tôi nghĩ một người quản lý dự án cần phải có nhiều kỹ năng để thành công, nhưng nếu tôi phải chọn chỉ một, có lẽ tôi sẽ nói là lãnh đạo. Một người quản lý dự án giỏi cần có khả năng truyền cảm hứng và động lực cho đội nhóm của mình để đảm bảo mọi người đều cam kết hoàn thành nhiệm vụ và trách nhiệm của họ. Nếu không có điều này, một dự án sẽ có nguy cơ thất bại. Trong vai trò trước đây, tôi đã thể hiện khả năng lãnh đạo của mình bằng cách giao tiếp với nhóm của mình thường xuyên thông qua các họp trực tiếp, các cuộc họp đứng 5 phút kết hợp công cụ giao tiếp dự án. Đồng thời luôn lắng nghe chia sẻ về mối quan tâm của họ. Điều này đã giúp xây dựng một đội mạnh và cho phép chúng tôi làm việc nhóm hiệu quả hơn”.

4. Bạn sẽ Thực hiện các bước nào khi được giao một Dự án mới?

Câu hỏi phỏng vấn quản lý dự án này cung cấp cho người quản lý tuyển dụng cái nhìn sâu sắc về các kỹ năng tổ chức của bạn. Câu hỏi được thiết kế để xem bạn sẽ vạch ra các nhiệm vụ cho bản thân và nhóm của mình như thế nào. Kế hoạch dự án đầy đủ của bạn có thể khá rộng, vì vậy một cái nhìn tổng quan ngắn gọn là đủ. Tuy nhiên, trước khi bạn trả lời, hãy hỏi người quản lý tuyển dụng của bạn xem họ muốn trả lời chi tiết hoặc hiểu rõ hơn về các mẫu hoặc công cụ quản lý dự án mà bạn có thể sử dụng trong suốt dự án.

Gợi ý: “Tôi sẽ xác định và xác nhận kết quả mong muốn từ phía doanh nghiệp và khác hàng/ CĐT và sau đó phát triển các mục tiêu SMART để đạt được mục tiêu. Tiếp theo, tôi sẽ ước tính thời gian và nguồn lực cần thiết, cả từ bản thân và nhóm của tôi. Sau khi phân công trách nhiệm của nhóm dựa trên điểm mạnh và băng thông khả dụng và đảm bảo mọi người đều cam kết với phạm vi tổng thể, tôi sẽ xác định các mốc quan trọng - Milestone trên bảng tiến độ dự án để giúp theo dõi tiến trình dự án cũng như mức độ hoàn thành các mục tiêu của nhóm chúng tôi. Tôi sẽ thường xuyên thông báo về tiến độ và phản hồi cho các bên liên quan cũng như nhóm của mình, đồng thời theo dõi cẩn thận các ưu tiên thay đổi hoặc mục tiêu kinh doanh, các tình huống ngoại cảnh có thể ảnh hưởng đến dự án hoặc thời hạn của chúng tôi. Cuối cùng, một khi dự án hoàn thành, tôi sẽ cùng nhóm của mình nhìn nhận lại để xác định những gì đã thực hiện tốt và những lĩnh vực/công việc cụ thể nào chúng tôi cần cải thiện ”.

 

C. Câu hỏi và câu trả lời phỏng vấn quản lý dự án về khả năng lãnh đạo của bạn

kha nang lanh dao

Ngoài việc tìm hiểu về các kỹ năng của bạn, người  tuyển dụng của bạn cũng sẽ đặt các câu hỏi phỏng vấn về khả năng lãnh đạo của bạn. Bạn sẽ phụ trách dự án, vì vậy họ muốn đảm bảo rằng bạn có khả năng quản lý hiệu quả tiến độ, chi phí, chất lượng của dự án và các thành viên trong nhóm của bạn. Dưới đây là hai câu hỏi phỏng vấn phổ biến dành cho giám đốc dự án về khả năng lãnh đạo mà bạn nên chuẩn bị.

5. Bạn xử lý xung đột như thế nào?

Trong một thế giới hoàn hảo, mọi người sẽ đồng ý về mọi thứ và sẽ có những cuộc tranh cãi ở nơi làm việc. Nhưng trong thế giới thực, xung đột khá phổ biến khi làm việc trong các dự án, cho dù đó là bất đồng giữa các thành viên trong nhóm, nhóm và bạn hay bạn và bên liên quan. Bạn muốn cho người quản lý tuyển dụng của mình thấy rằng bạn biết cách ứng phó với những tình huống này.

Gợi ý: “Tôi sẽ lắng nghe tất cả các mặt của sự bất đồng để hiểu sự bất đồng của mọi người đến từ đâu. Nhưng tôi sẽ đưa ra quyết định dựa trên những gì tốt nhất cho doanh nghiệp - cân nhắc mục tiêu, thời hạn và khả năng đáp ứng của mọi người. Sau khi đưa ra quyết định, tôi sẽ trò chuyện với mọi người liên quan đến cuộc xung đột để đảm bảo rằng họ hiểu lý do tại sao tôi đưa ra quyết định của mình và cho phép họ chia sẻ thêm bất kỳ mối quan tâm nào khác”.

6. Khi mọi nhiệm vụ đều khẩn cấp, làm thế nào Bạn xác định việc cần ưu tiên?

Các nhà tuyển dụng đang tìm kiếm một người có thể xác định những phần quan trọng nhất của một dự án. Nếu bạn được hỏi câu hỏi phỏng vấn quản lý dự án này, hãy nhớ giải thích cách bạn sẽ xác định thứ tự thích hợp mà các nhiệm vụ cần phải hoàn thành để đảm bảo rằng dự án của bạn sẽ được hoàn thành mà không bị ràng buộc và cản trở.

Gợi ý: “Tôi sẽ xem xét tất cả các nhiệm vụ liên quan đến dự án này và xác định thứ tự thích hợp mà chúng cần phải hoàn thành. Sau đó, tôi sẽ xem xét các cam kết trước cho nhóm của mình và tác động tổng thể của từng nhiệm vụ đối với dự án để xác định mức độ ưu tiên giúp dự án tiến lên mà không bị chậm trễ ”.

Trả lời câu hỏi phỏng vấn người quản lý dự án không mong đợi

Ngay cả khi bạn làm bài tập về các câu hỏi phỏng vấn cho giám đốc dự án, có một số câu hỏi vẫn có thể khiến bạn mất cảnh giác. Bạn không bao giờ biết khi nào người tuyển dụng sẽ hỏi bạn một câu hỏi phỏng vấn kì quặc, thú vị hơn như:

  • "Từ nhà bạn tới công ty có bao nhiêu trạm xăng?".
  • "Bạn có thể đổ nước tự do và hai bình 5 lít và 3 lít. Hãy tìm cách để đo được chính xác 4 lít".
  • "Bạn đã xây dựng một ngôi nhà, tất cả các mặt của nó đều nhìn về phía nam. Đột nhiên bạn nhận thấy một con gấu. Nó có màu gì?".

Bạn có thể cười, nhưng điều đó sẽ xảy ra. Nếu bạn phải đối mặt với một câu hỏi phỏng vấn quản lý dự án mà bạn không chuẩn bị để trả lời, chỉ cần nhớ dừng lại, hít thở sâu và trả lời một cách tự tin.

Nguồn: PMx Tham khảo chia sẻ từ Yad Senapathy, PMP (Founder & CEO - PMTI)

Bài viết cùng danh mục