Bí quyết giao tiếp với cấp trên hiệu quả

Trong công việc hàng ngày, chắc hẳn bạn không ít lần phải trao đổi làm việc cấp trên của mình. Đó có thể là 1 bản báo cáo, 1 đề xuất kế hoạch, hay 1 vấn đề đang xảy ra cần cách giải quyết, hoặc thậm chí là khó khăn của chính bản thân bạn. Đối với những bạn thiếu kinh nghiệm thường chúng ta sẽ khá rụt rè khi trao đổi công việc với cấp trên. Chúng ta có xu hướng vội vã và bối rối không biết trình bày như thế nào. Điều đó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến sự đánh giá của cấp trên về năng lực thật sự của bạn.

Dưới đây PMx.vn xin chia sẻ với bạn 3 bí quyết đơn giản và 1 vài nguyên tắc để bạn có thể vận dụng và luyện tập để việc giao tiếp với cấp trên của bạn được tốt hơn, từ đó bạn sẽ nhận lại những đánh giá tốt hơn của cấp trên về bạn.

3 Bí quyết để giao tiếp với cấp trên hiệu quả

Thứ nhất - Thiết lập các buổi trao đổi 1:1

Bạn đừng nên lặng lẽ làm việc tại vị trí ngồi làm việc mỗi ngày, và xem nhẹ việc trao đổi với cấp trên. Bạn cần biết rằng, những sếp cấp trên thường khá bận với trách nhiệm của họ nên không thể biết bạn đã và đang làm được những gì. Hãy thiết lập các buổi trao đổi 1:1 với họ, thông qua những cuộc gặp này bạn sẽ có cơ hội để trao đổi với cấp trên của mình về nhũng chủ đề liên quan như công việc hiện tại đang triển khai, những vấn đề dự án đang gặp phải, những ý tưởng & giải pháp mới để quản lý dự án hiệu quả hơn, những rủi ro của dự án có thể gặp phải trong tương lai, thậm chí bạn có thể chia sẻ trao đổi cả những khso khăn cá nhân bạn đang gặp phải. Để từ đó, thông qua các buổi trò chuyện trao đổi 1:1, cấp trên của bạn sẽ có thêm cơ hội đánh giá về năng lực và hiểu thêm mong muốn của bạn

Thứ hai - Luôn chuẩn bị 3 đáp án

Trước khi trao đổi với sếp cấp trên hay trước khi tham gia các cuộc họp bạn cần nghiên cứu và chuẩn bị thật kỹ những điều cần trao đổi, thảo luận, báo cáo. Hãy luôn chuẩn bị 3 đáp án cho mọi vấn đề để cấp trên của bạn thấy rằng bạn đang rất để tâm vào công việc và quan tâm vào vấn đề. Nghĩa là bạn hãy tưởng tượng nếu bạn đưa ra những đề nghị thì sẽ được người khác hỏi lại những gì? (lý do tại sao thế này? giải pháp là gì? có cách nào khác hay hơn không? ...)

Khi lập các kế hoạch cũng vậy (kế hoạch tiến độ, kế hoạch về lựa chọn nhà thầu, kế hoạch về triển khai lại dự án sau nghỉ dịch covid...) bạn cũng nên có 3 lựa chọn/ kịch bản. Vì nếu ít hơn thì cấp trên của bạn sẽ có cảm giác là bạn chưa nghiên cứu kỹ. Nhưng nếu bạn đưa ra quá nhiều thì cấp trên của bạn sẽ đánh giá bạn chưa có đủ năng lực để đưa ra những lựa chọn tốt nhất.

Hãy luôn nhớ Sếp luôn muốn nhân viên giải bài toán theo nhiều cách khác nhau.

Thứ ba - Trình bày nội dung ngắn gọn, rõ ràng và đi trực tiếp vào vấn đề

Khi trao đổi hay làm các báo cáo, bạn hãy cố gắng trình bày, tóm tắt ý tưởng làm sao để người đọc (cấp trên của bạn) có thể đọc và hiểu ngay nội dung của bạn trong vòng 5 -10 giây. Bạn có thê sử dụng hình ảnh, biểu đồ, các bảng tổng hợp với các công tác tổng & milestone...Tránh đưa quá nhiều chữ vì trong cuộc họp bạn hoàn toàn có thể trình bày và giải thích thêm bằng lời nói.

Sếp của bạn không có nhiều thời gian để nghe bạn trình bày, giải thích. Họ luôn muốn biết những thông tin tổng quan. Vì thế hãy bắt đầu bố cục bài báo cáo, trao đổi là những thông tin tổng quan trước sau đó mới đến chi tiết, để xuất, giải pháp. Hãy nghiên cứu, chắt lọc thông tin thật kỹ để trình bày và phân tích.  Bạn chỉ có 30 giây đến 1 phút để mọi người cũng như cấp trên của bạn hiểu bạn đang muốn nói đến điều gì.

Trường hợp, nếu cấp trên hay đồng nghiệp của bạn có đặt ra những câu hỏi không nằm trong "3 đáp án" thì hãy trả lời trực tiếp "Vấn đề này em chưa rõ, em sẽ nghiên cứu và trả lời anh/ chị sau". Đừng tốn thời gian của mọi người bằng cách giải thích lòng vòng.

1 vài nguyên tắc khi giao tiếp với cấp trên

Thứ nhất - Hãy lắng nghe

Hãy cho cấp trên của bạn thấy rằng bạn luôn lắng nghe trong các buổi họp, trao đổi công việc bằng cách luôn giữ sự tập trung vào cuộc đối thoại, bày bỏ sự đồng tình, nhắc lại lời của cấp trên, xin giải thích hoặc đặt câu hỏi... Đó là những gì bạn cần làm để cấp trên biết bạn thực sự chăm chú và để tâm vào cuộc trao đổi, và nó cũng giúp bạn hiểu rõ cấp trên hơn, biết họ thực sự cần và muốn điều gì để từ đó bạn sẽ làm việc tốt hơn và gây được sự ảnh hưởng tín nhiệm và đánh giá cao hơn của cấp trên để từ đó bạn có thể đưa vào những thông tin cho 3 bí quyết bên trên được hiệu quả hơn.

Bạn cần hiểu rằng, tâm lý những người cấp trên luôn muốn chia sẻ, truyền lại kinh nghiệm, kiến thức, giải pháp cách làm hay nhữn chỉ dẫn cho cấp dưới. Vì thế nếu bạn luôn tập trung lắng nghe họ sẽ có cảm tình hơn với bạn. 

Thứ hai - Hãy biết kiềm chế cảm xúc

Trong công việc, có thể không ít lần bạn cảm thấy bất đồng và không vừa ý với cấp trên. Bạn có thể sẽ phản bác ý kiến, tỏ thái độ không bằng lòng...Điều đó sẽ làm cho mối quan hệ của bạn và cấp trên xấu dần đi, và kết quả thì tùy từng mức độ :)

Việc kiềm chế được cảm xúc trong các tỉnh huống sẽ giúp bạn có góc nhìn đa chiều hơn, khách quan hơn. Bên cạnh đó nó còn cho cấp trên của bạn thấy được rằng bạn biết suy nghĩ thấu đáo, hành xử chuyên nghiệp.

Thứ ba - Hãy giữ liên lạc thường xuyên

Hãy giữ liên lạc thường xuyên, tức cần trao đổi thảo luận thường xuyên với cấp trên của mình để họ thấy bạn luôn để tâm vào công việc. Trong quá trình giao tiếp luôn dùng ngôn từ lịch sự để thể hiện bạn luôn tôn trọng sếp. Không dùng ngôn từ nịnh hót để lấy lòng cấp trên, vì những người cấp trên luôn biết đâu là lời nói thật lòng. Hãy luôn chân thành trong mọi tình huống giao tiếp với cấp trên.

Hy vọng với những bí quyết và nguyên tắc với giao tiếp với cấp trên mà PMx.vn vừa chia sẻ bạn sẽ học được điều gì đó hữu ích cho bản thân để từ đó bạn luôn nhận được sự đánh giá cao của cấp trên và có sự phát triển công việc trong tương lai.