101 thuật ngữ quản lý dự án bạn nên biết

Trong bài viết này PMx sẽ chia sẻ với bạn những thuật ngữ quan trọng về quản lý dự án mà bạn nên biết trước khi bắt đầu tìm hiểu, học và thực hành quản lý dự án. Đây là những khái niêm cơ bản và quan trọng để bạn hiểu về dự án và lĩnh vực quản lý dự án.

Chia sẻ nhanh 101 thuật ngữ quản lý dự án bạn nên biết nên Facebook

  1. Dự án (Project): có thể được hiểu là hệ thống các công việc được xác định rõ mục tiêu, nguồn lực cũng như thời gian bắt đầu và kết thúc. Nói cách khác, dự án là một quá trình hoạt động đã xác định rõ mục tiêu cần phải đạt được trong những ràng buộc nhất định về thời gian và nguồn lực để đạt mục tiêu đó
  2. Quản lý dự án (Project Management) là việc giám sát, chỉ đạo, điều phối, tổ chức, lên kế hoạch đối với 4 giai đoạn của vòng đời dự án trong khi thực hiện dự án.
  3. Vòng đời dự án (Project Life Cycle): là một chuỗi các giai đoạn mà dự án phải trải qua từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Số lượng và trình tự các chu trình được xác định bởi ban quản lí và các yếu tố khác như nhu cầu của tổ chức liên quan đến dự án, tính chất của dự án và khu vực ứng dụng của nó. Các chu trình này có điểm bắt đầu, kết thúc, bị kiểm soát và bị hạn chế bởi thời gian.
  4. Cơ cấu phân chia công việc (WBS - Work Breakdown Structure): Phương pháp để thực hiện một dự án phức tạp bằng cách phân rã chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ nhỏ. Cấu trúc này được sử dụng với mục đích để quản lý, kiểm soát dễ dàng, thuận tiện hơn khi triển khai dự án. Các việc nhỏ cần phải đảm bảo nằm trong phạm vi, giải quyết mục tiêu của công việc to. Đồng thời, giữa các công việc nhỏ có thể độc lập hoặc có mối quan hệ phụ thuộc hoàn thành với nhau. Công việc to chỉ được coi là hoàn thành khi tất cả các công việc con đã được xử lý
  5. Liên doanh dựa trên dự án, không góp vốn cổ phần (Project-based, non-equity venture) là một sự hợp tác trong đó các đối tác tạo ra một dự án với một phạm vi tương đối hẹp và một thời gian biểu rõ ràng mà không tạo ra một pháp nhân mới.
  6. Quản lý dự án theo phương pháp Agile (Agile Project Management): Cách quản lý tập trung vào cách tiếp cận lặp đi lặp lại để điều chỉnh, cải tiến dự án. Agile được sử dụng để phân chia các dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ để quản lý đơn giản hơn, thúc đẩy việc hoàn thành các nhiệm vụ
  7. Đường cơ sở (Baseline): Điểm bắt đầu của dự án, có thể sử dụng để tham chiếu đo lường, so sánh tiến độ, phạm vi, chi phí dự án trong tiến trình thực hiện so với kế hoạch ban đầu.
  8. Cột mốc (quan trọng của dự án) (Milestone): Điểm mốc thể hiện mục tiêu tiến độ trong tiến trình dự án. Thông thường, Milestone là bước quan trọng trong quá trình phát triển của dự án phải được hoàn thành đúng hạn.
  9. Nút cổ chai (Bottleneck): Có thể xảy ra trong bất kỳ giai đoạn nào của kế hoạch dự án. Nút cổ chai có thể hiểu là điểm tắc nghẽn của dự án, gây đình trệ, chậm trễ việc hoàn thành các nhiệm vụ trong dự án
  10. Quản lý sự thay đổi dự án (Change Management): quá trình xem xét tất cả các đề xuất thay đổi, phê duyệt thay đổi và thực hiện thay đổi về sản phẩm dự án, về các nguồn lực dự án, về tài liệu dự án và kế hoạch quản lý dự án.
  11. Cộng tác (Collaboration): Các thành viên trong dự án cùng làm việc để hoàn thành mục tiêu dự án
  12. Phương pháp đường găng (Critical Path Method – CPM): Phương pháp đường găng sử dụng mạng đồ thị có hướng trong lý thuyết đồ thị để tổ chức các hoạt động công việc, các công tác trong một dự án dưới dạng một sơ đồ mạng.Trong sơ đồ này, bất kỳ nhiệm vụ nào trên đường găng bị trì hoãn thì toàn bộ dự án sẽ bị trì hoãn.
  13. Phụ thuộc (Dependencies): Trong mạng dự án, phần phụ thuộc là liên kết giữa các phần tử đầu cuối của dự án.
  14. Quản lý kỳ vọng (Expectation Management): Sự hiểu biết, thông tin để người quản lý dự án đưa ra các quan điểm rõ ràng về ngân sách, phạm vi, thời gian thực hiện dự án, cách thức quản lý nhóm hiệu quả để thực hiện các nhiệm vụ, công việc. 9. Theo dõi (Follow up): Hoạt động tìm hiểu, theo dõi các công việc, nhiệm vụ trong dự án.
  15. Nhật ký sự cố (Issue Log): Tài liệu của dự án thông tin tất cả các vấn đề, điểm tắc nghẽn ảnh hưởng đến dự án. Tài liệu này nhân sự trong nhóm ghi lại, theo dõi.
  16. Quản lý vấn đề (Issue Management): Quá trình xác định và giải quyết các vấn đề xảy ra trong dự án, có thể gây ảnh hưởng đến tiến trình và mục tiêu của dự án
  17. Theo dõi vấn đề (Issue Tracking): Cách để kiểm tra, nắm bắt các vấn đề trong dự án, cùng với đó là chỉ định người chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề đó.
  18. Kickoff Meeting: Là cuộc họp đầu tiên giữa người quản lý dự án, các bên liên quan đến dự án, nhóm thực hiện 1 dự án cụ thể. Kickoff Meeting được xem như là cơ hội để mọi người trong dự án thảo luận về tiến trình, phạm vi, mục tiêu, trách nhiệm… của dự án, cung cấp đầy đủ thông tin về dự án.
  19. Chương trình cuộc họp (Meeting Agenda): Danh sách gồm đầy đủ các chủ đề, vấn đề cần thảo luận trong cuộc họp. Đề cương này nên được gửi trước thời gian diễn ra cuộc họp để tất cả những người tham dự cuộc họp biết và chuẩn bị thông tin để thảo luận.
  20. Biên bản cuộc họp (Meeting Minutes): Ghi lại các quyết định, các ý kiến thảo luận trong cuộc họp. Tài liệu này có thể được dùng để thông báo cho các thành viên trong dự án không thể tham gia cuộc họp.
  21. Ngân sách dự án (Project Budget): Tổng chi phí cần thiết để hoàn thành dự án trong khoảng thời gian cụ thể. Thông thường, ngân sách dự án bao gồm chi phí lao động, nguyên vật liệu và chi phí vận hành.
  22. Nhà quản lý dự án (Project Manager): Người chịu trách nhiệm quản lý các nhiệm vụ, tiến độ của dự án. Nhà quản lý dự án là người sẽ lập kế hoạch, giám sát, thực hiện và kiểm soát dự án từ đầu đến cuối.
  23. Quản lý danh mục dự án (Project Portfolio Management): Được các nhà quản lý dự án sử dụng để thu hẹp lợi tức ước tính khi thực hiện một dự án. Quản lý danh mục dự án ưu tiên và phân tích giá trị của các dự án trong danh mục đầu tư, tìm ra các mục tiêu tổng thể tốt nhất trong đó. Quản lý danh mục được định nghĩa là quản lý tập trung của một hoặc nhiều danh mục để đạt được các mục tiêu chiến lược quan trọng, trong đó các chương trình, dự án, hoạt động vận hành và danh mục con của danh mục có thể không liên kết, không phụ thuộc hoặc có thể có sự liên quan trực tiếp với nhau.
  24. Kế hoạch dự án (Project Plan): Tài liệu xác định các giai đoạn của dự án từ đầu đến cuối. Thông thường, kế hoạch dự án bao gồm quản lý rủi ro, ngân sách dự án, các mốc thời gian, nguồn lực để hoàn thành dự án.
  25. Phạm vi dự án (Project Scope): Phạm vi dự án là một phần kế hoạch của dự án, bao gồm việc xác định và liệt kê danh sách các mục tiêu dự án cụ thể, khả năng cung cấp, tính năng, chức năng, nhiệm vụ, thời hạn và cuối cùng là chi phí. Nói cách khác, phạm vi dự án là những gì cần phải đạt được và những công việc cần thiết để thực hiện dự án.
  26. Bản mô tả phạm vi dự án (Project Scope Statement): mô tả chi tiết các đầu ra của dự án và các công việc tiến hành để tạo ra các đầu ra.
  27. Xác định phạm vi (Define Scope): là quá trình phát triển mô tả chi tiết về dự án và sản phẩm. Công việc chuẩn bị mô tả chi tiết về dự án này rất quan trọng đối với thành công dự án.
  28. Quản lí phạm vi dự án (Project Scope Management): liên quan đến việc xác định những nội dung công việc mà dự án phải tiến hành và những công việc không thuộc về dự án.
  29. Timeline của dự án (Project Timeline): Danh sách công việc và nhiệm vụ cần thực hiện kèm thứ tự thời gian thực hiện, để người quản lý dự án và các bên liên quan nắm được tiến trình dự án.
  30. Hoạch định chất lượng (Quality Planning): Quá trình xác định yếu tố quan trọng nhất của dự án, xác định mục tiêu và các phương tiện, nguồn lực và biện pháp nhằm thực hiện mục tiêu. Tài liệu về hoạch định chất lượng sẽ chỉ định các mục như nguồn lực, thông số kỹ thuật và các nhiệm vụ liên quan khác cần thiết cho dự án
  31. Đảm bảo chất lượng (Quality Assurance): là toàn bộ hoạt động có kế hoạch và hệ thống, được tiến hành trong quản lý chất lượng và được chứng minh là đủ mức cần thiết để tạo sự tin tưởng thỏa đáng rằng sản phẩm hay dịch vụ của tổ chức sẽ đáp ứng các yêu cầu về chất lượng.
  32. Kiểm soát chất lượng (Quality Control): Quality Control nằm trong nhóm quy trình giám sát và kiểm soát, và liên quan đến các hoạt động và biện pháp được thực hiện để đạt được các yêu cầu chất lượng
  33. Kế hoạch quản lý chất lượng (Quality Management Plan): là quy trình xác định yêu cầu chất lượng và/hoặc tiêu chuẩn chất lượng của dự án và các sản phẩm bàn giao, lập tài liệu về việc dự án sẽ thực hiện như thế nào để đạt được các yêu cầu chất lượng
  34. Yêu cầu (Requirements): Các nhiệm vụ, quy trình hoặc điều kiện mà một dự án cần đáp ứng được để được coi là hoàn thành. Các yêu cầu có thể được coi là kim chỉ nam để các thành viên trong nhóm dự án tuân theo.
  35. Phân bổ nguồn lực (Resource Allocation) là quá trình phân công và quản lý nguồn lực nhằm hỗ trợ các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Nhà quản lý dự án là người thực hiện phân bổ nguồn lực.
  36. Nguồn lực khả dụng ( Available Resources): Nguồn lực, tài nguyên sẵn có mà nhóm có thể sử dụng khi làm việc trong dự án.
  37. Cấu trúc phân chia nguồn lực/tài nguyên (Resource Breakdown Structure) là một danh sách tiêu chuẩn có các nguồn lực nhân sự liên quan theo chức năng và được sắp xếp theo một cấu trúc phân cấp để tạo thuận lợi cho việc lập kế hoạch và kiểm soát công việc của dự án.
  38. Lịch tài nguyên (Resource Calendar) Dùng trong lập kế hoạch, quản lý và theo dõi các nguồn lực. Tài liệu này cung cấp cho các nhà quản lý dự án cái nhìn tổng quan về cách phân bổ và sử dụng nguồn lực. Lịch nào có thể gồm: Thời gian trống, bảng chấm công, thời gian vắng mặt, ngày nghỉ, công việc đã lên kế hoạch. Lịch tài nguyên là thời gian biểu cho thấy mức độ tiêu hao vật chất và lao động trong quá trình thực hiện dự án. Dữ liệu này có thể ở cấp độ hoạt động hoặc dự án
  39. Nâng cấp nguồn lực: (Resource Leveling): Cân đối nguồn lực. Điều chỉnh tối ưu thời gian thực hiện các công việc của dự án trên cơ sở tối ưu sử dụng nguồn lực trong điều kiện nguồn lực có hạn, với mục tiêu cân bằng công việc, thời gian và nguồn lực. Là một kĩ thuật phân tích sơ đồ mạng dự án áp dụng cho tiến độ dự án đã được phát triển theo phương pháp đường găng.
  40. Quản lý nguồn lực (Resource Management): Lập kế hoạch, lên lịch và phân bổ các nguồn lực nhằm tối đa hóa hiệu quả của dự án.
  41. Quản lý rủi ro: (Risk Management): Quá trình xác định, phân tích, tìm ra cách ứng phó với các rủi ro nào có thể phát sinh trong suốt vòng đời của dự án nhằm mục tiêu hướng dự án đi đúng hướng theo thời gian hoàn thành.
  42. Giảm thiểu rủi ro (Risk Mitigation): các bước mà nhóm dự án thực hiện để ứng phó rủi ro, giảm thiểu các tác động bất lợi của dự án. Điều này có thể được thực hiện bằng cách loại bỏ các rủi ro hoặc giảm chúng xuống mức chấp nhận được.
  43. Giám sát và kiểm soát rủi ro (Risk Monitoring and Control): Cách mà nhóm dự án thực hiện để theo dõi mọi rủi ro đã xác định trong dự án, giám sát và xác định những rủi ro mới, đảm bảo đưa ra kế hoạch để giảm khả năng xảy ra rủi ro trong tương lai.
  44. Báo cáo tình trạng (Status Report): Tài liệu chính thức trình bày chi tiết về tiến độ dự án so với kế hoạch dự án như một cách để thông tin đến tất cả các bên liên quan về tình hình dự án
  45. Mô hình thác nước ( Waterfall Model): là một phương pháp quản lý dự án dựa trên quy trình thiết kế tuần tự và nối tiếp nhau, giai đoạn mới chỉ được bắt đầu khi giai đoạn trước nó đã hoàn thành
  46. Quản lí tổng thể dự án (Total Project Management - TPM): tất cả các quá trình và hoạt động cần thiết để phát hiện, xác định, kết hợp, hợp nhất và phối hợp các quá trình và các hoạt động quản lí dự án.
  47. Văn phòng quản lí dự án (Project Management Office - PMO): được định nghĩa là một đơn vị tổ chức thường trực chịu trách nhiệm quản lí tập trung và phối hợp của tất cả các dự án.
  48. Phát triển kế hoạch quản lí dự án (Develop Project Management Plans) là quá trình văn bản hoá các hoạt động cần thiết để xác định, chuẩn bị, tích hợp và phối hợp một cách thống nhất tất cả các kế hoạch bộ phận.
  49. Chi phí quản lí dự án (Project Management Expense): là chi phí cần thiết để tổ chức thực hiện các công việc quản lí dự án.
  50. Phát triển tiến độ dự án (Project Schedule Development): là quá trình phân tích trình tự thực hiện các công việc, thời gian thực hiện, các yêu cầu về nguồn lực và các ràng buộc về tiến độ để lập tiến độ.
  51. Ước tính thời gian thực hiện công việc (Estimate Activity Durations): là quá trình ước tính các khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc với mức độ huy động nguồn lực nhất định.
  52. Ước tính các nguồn lực thực hiện hoạt động (Estimate Activity Resources) là quá trình ước tính chủng loại và số lượng nguyên liệu, nhân lực, thiết bị, vật liệu để thực hiện từng hoạt động.
  53. Ma trận trách nhiệm (Responsibility Assignment Matrix - RAM): mô tả sự tham gia của các tổ chức, mọi người cùng với vai trò khác nhau trong việc hoàn thành các nhiệm vụ hoặc sản phẩm giao cho một dự án.
  54. Quản lí tiến độ dự án (Project Schedule Management): là các quá trình tiến hành để đảm bảo hoàn thành dự án đúng thời hạn.

Updating... (cùng chờ đọc thêm các khái niệm khác nữa bạn nhé)

 

Đọc thêm:

Tuyển tập sách luyện thi chứng chỉ PMI

Tuyển tập tài liệu tiếng anh xây dựng kiến trúc

 

Bài viết cùng danh mục