Top 10 lợi ích của Gantt chart trong quản lý dự án

Nếu bạn là một nhà quản lý dự án hoặc chủ doanh nghiệp hoặc bạn là người quan tâm đến quản lý dự án, thì có lẽ bạn đã nghe đến thuật ngữ biểu đồ Gantt (Gantt chart). Biểu đồ Gantt là một hệ thống mà qua đó bạn có thể ngăn chặn thông tin sai lệch và đưa các dự án của bạn đi đúng hướng. Trên thực tế, biểu đồ Gantt là nền tảng của bất kỳ hoạt động quản lý dự án nào và là công cụ tuyệt vời để giữ cho nhóm của bạn đi đúng hướng. Vậy, biểu đồ Gantt là gì, tại sao bạn nên sử dụng biểu đồ Gantt, và lý do là gì; Biểu đồ Gantt có thể mang lại hiệu quả cho các dự án doanh nghiệp của bạn?

 

Biểu đồ Gantt là gì? Ưu nhược điểm của công cụ này là gì? 

Biểu đồ Gantt (Gantt chart hay còn gọi là sơ đồ ngang Gantt, sơ đồ Gantt) là loại sơ đồ dùng để trình bày các công việc, sự kiện theo thời gian. Biểu đồ Gantt gồm 2 phần chính: trục tung thể hiện tên các công việc và trục hoành thể hiện các mốc thời gian cho những công việc ấy. Nhìn vào một biểu đồ Gantt, bạn dễ dàng nắm bắt được các thông tin của từng đầu công việc và của cả dự án.

Chính vì nó đơn giản, trực quan rõ ràng vậy mà nó đã trở thành công cụ được yêu thích trong việc lập kế hoạch và quản lý kế hoạch cho các dự án.

Biểu đồ Gantt là một công cụ phổ biến để lập kế hoạch và lập lịch trình cho các dự án và là công cụ hỗ trợ cho các nhà quản lý dự án lập lịch các hoạt động của dự án và theo dõi tiến độ dự án theo thời gian bằng cách so sánh tiến độ kế hoạch với tiến độ công việc thực tế.

Những ưu điểm của Biểu đồ Gantt:

  • Các trục vạch ra kế hoạch của dự án và mốc thời gian để hoàn thành. Biểu đồ Gantt rất hữu ích trong việc biểu thị những đầu việc được thực hiện và thời gian để thực hiện cũng như hoàn thành nó. Sơ đồ Gantt tạo sự rõ ràng về kế hoạch và timeline dự án.
  • Phối hợp hoạt động với các bên liên quan. Trong dự án của bạn sẽ có nhiều người cùng phối hợp hoạt động để hoàn thành tốt nhất dự án. Sơ đồ Gantt cho nhà quản lý có được góc nhìn tổng quát với các bộ phận. Các hoạt động cần thực hiện song song hay chuyển tiếp cho các bộ phận khác.
  • Tạo điều kiện cho việc ước tính thời gian phù hợp cho khối lượng công việc. Dù là dự án được thực hiện tập thể hay theo cá nhân thì việc lên kế hoạch về thời gian và nguồn lực để phân bổ các tài nguyên, sắp xếp thời gian hợp lý là rất cần thiết. 
  • Sơ đồ Gantt là phương pháp đơn giản hóa dự án. Sơ đồ Gantt là công cụ thích hợp nhất khi bạn cần cung cấp cho đối tác hay nhân viên bản tóm tắt quá trình thực hiện dự án. 

Những Nhược điểm của Biểu đồ Gantt:

  • Sơ đồ Gantt phụ thuộc khá nhiều vào cấu trúc đã được xây dựng trước đó. Trên thực tế nhà quản lý thường phải phân chia cấu trúc công việc đồng thời với việc xây dựng biểu đồ Gantt. Họ phải xây dựng toàn bộ thời gian biểu của dự án khi có sai sót nào đó thì khó có thể tính toán được. 
  • Sơ đồ Gantt phù hợp với những dự án nhỏ và đơn giản. Khi các biểu thị vượt quá phạm vi 1 trang, sơ đồ Gantt cũng bắt đầu bị mất đi chức năng vì người quản lý rất khó để quan sát tổng thể dự án. Đồng thời, khi sử dụng sơ đồ Gantt với đặc thù là phải thường xuyên cập nhật nên làm mất khá nhiều thời gian của nhà quản lý. Sơ đồ Gantt bị hạn chế với những dự án phức tạp. Ví dụ: với những nhiệm vụ chính cần thêm nhiều nhiệm vụ nhỏ kèm theo mới có thể hoàn thành thì yếu tố này lại vượt xa khả năng của Gantt chart.
  • Biểu đồ Gantt không thể làm tốt việc xử lý những ràng buộc thuộc về dự án. Hạn chế này xuất phát từ trọng tâm của biểu đồ Gantt chính là thời gian. Ba ràng buộc cơ bản của một dự án chính là chi phí, thời gian và phạm vi. Trong khi đó các nhân tố về chi phí và phạm vi thực hiện dự án lại không thể biểu thị được trên sơ đồ Gantt. Nếu như sơ đồ Gantt có quá nhiều công việc đan xen thì khó có thể xác định được đâu là công việc cần được thực hiện trước. 

Tại sao bạn nên sử dụng biểu đồ Gantt

Khi bạn bắt đầu thiết lập nhiệm vụ của mình trong biểu đồ Gant, bạn nên nghĩ đến tất cả các nhiệm vụ có liên quan đến dự án của bạn. Chẳng hạn như trách nhiệm đối với từng nhiệm vụ, độ dài của nhiệm vụ sẽ thực hiện và có thể là những vấn đề tiềm ẩn mà nhóm dự án của bạn có thể gặp phải. Khi bạn lên lịch chi tiết các nhiệm vụ của mình và nghĩ đến đúng người cho đúng nhiệm vụ, bạn sẽ giải quyết được tất cả các vấn đề và vấn đề tiềm ẩn trước khi bắt đầu dự án của mình.

Biểu đồ Gantt cũng giúp bạn tìm ra tiến độ thực tế của dự án như mất bao nhiêu thời gian để giao dự án cho khách hàng, nhiệm vụ nào của bạn phải được bắt đầu trước hoặc sau đó bắt đầu nhiều nhiệm vụ và hoàn thành cùng một nhiệm vụ thời gian hoặc bạn có thể tìm ra con đường quan trọng của dự án của bạn và xử lý nhiệm vụ dự án của bạn cho phù hợp.

Vì vậy, đây là 10 lý do tại sao bạn nên sử dụng biểu đồ Gantt để quản lý dự án của mình.

LÝ DO 1: Gantt chart cho phép nhìn thấy hình ảnh toàn cảnh của 1 dự án phức tạp
Với các dự án phức tạp như các công trình xây dựng với khối lượng nhiệm vụ lớn cần phải hoàn thành. Hơn nữa lại nhiều dự án, hạng mục diễn ra đồng thời, đòi hỏi rất nhiều nhiệm vụ cần được quản lý và giám sát.
Biểu đồ Gantt cung cấp cho các dự án của bạn cho dù đó có thể là một dự án xây dựng phức tạp, nó cung cấp cho bạn một giải pháp có lợi cho các quy trình, nhiệm vụ và hoạt động của dự án, có thể xác định rõ dự án của bạn và biểu đồ Gantt được thiết kế tối ưu được chi phí dự án án của bạn..

LÝ DO 2: Thiết lập các Mối liên hệ - Đặt mối liên hệ trước và sau 
Bạn có thể dễ dàng thiết lập mối liên hệ trước và sau (
Predecessor & Successor) (cho từng nhiệm vụ của mình. Và cũng xác định Lag (thời gian trễ) giữa 2 nhiệm vụ khác nhau. Nhờ đó bạn có thể dễ dàng xác định nhiệm vụ nào của mình phải bắt đầu trước hoặc nhiệm vụ nào phải bắt đầu trước khi hoàn thành các nhiệm vụ khác.

LÝ DO 3: Xác đinh các Cột mốc (Milestone)
Các công cụ trình bày của biểu đồ Gantt cho phép người dùng xem các mốc quan trọng của một dự án. Khả năng minh họa các mốc quan trọng này giúp người quản lý dự án biết được các thời hạn và mục tiêu quan trọng cho việc phân phối dự án hoặc cho mục đích thanh toán...

LÝ DO 4: Ngăn chặn quá tải tài nguyên
Sử dụng biểu đồ Gantt, bạn có thể lập kế hoạch nguồn lực của mình cho một hoặc nhiều dự án cùng một lúc, vì vậy bạn có thể có một cái nhìn rõ ràng và theo dõi những nguồn lực bạn sẽ cần khi nào và cho dự án nào, bạn có thể tìm xem bạn đã có đủ người chưa, máy móc thiết bị đã đủ sẵn sàng cho dự án không...

Bạn có thể thiết lập các nguồn lực với các lịch trình khác nhau để đưa vào tiến độ Gantt để linh hoạt việc sử dụng nguồn lực, cũng như tối ưu việc sử dụng nguồn lực.

LÝ DO 5: Thêm tính linh hoạt cho các thay đổi
Doanh nghiệp, dự án làm việc hoàn toàn trên một hệ thống quản lý nhiệm vụ hiểu rằng rất khó để điều chỉnh lại một nhiệm vụ sau khi được tạo. Đôi khi một nhiệm vụ khó có thể di chuyển vị trí của nó từ vị trí này sang vị trí khác. Tất cả những vấn đề này được giải quyết bằng cách sử dụng biểu đồ Gantt. Biểu đồ Gantt cho phép người dùng điều chỉnh lại vị trí nhiệm vụ và cả các mốc thời gian của nó. Nó cũng cho phép toàn bộ nhiệm vụ phụ thuộc trong dự án được điều chỉnh lại.

LÝ DO 6: Quản lý thời gian
Quản lý thời gian dự án là một trong những lĩnh vực dành cho các nhà quản lý dự án. Đó là kỷ luật của quản lý dự án nhằm kiểm soát lượng thời gian cần thiết để thực hiện công việc. Với số lượng tài nguyên hiện có hạn chế, nhiệm vụ của người quản lý dự án là luôn cập nhật dự án để quản lý các nguồn lực có hạn trong thời gian nhất định. Trong một dự án có thời hạn, người quản lý dự án có thể mất thêm thời gian, điều đó sẽ gây thiệt hại cho việc kinh doanh và thành công cuối cùng của dự án.

LÝ DO 7: Giao tiếp nhanh hơn trong nhóm
Biểu đồ Gantt cho mọi người biết ai đang làm gì vào thời điểm nào. Biểu đồ Gantt cho thấy một nhiệm vụ có liên quan với nhau như thế nào, nói cách khác, chúng buộc người tạo của chúng phải tìm ra chuỗi các sự kiện và nhiệm vụ được giao. Nó giúp cho việc giao tiếp của bạn trở nên linh hoạt và dễ dàng hơn nhiều bằng cách cho mọi người thấy kế hoạch dự án của bạn là gì và họ đóng vai trò gì trong kế hoạch đó.

LÝ DO 8: Xác định Đường găng dễ dàng
Đường găng của dự án (Critical Task) là đường xuyên mạng đi từ thời điểm khởi công dự án (sự kiện khởi công dự án) tới thời điểm kết thúc dự án (sự kiện hoàn thành dự án) có chiều dài trên trục thời gian (tức là tổng thời lượng thực hiện của các công việc thuộc đường này) lớn nhất, qua các công việc (công tác) có dự trữ toàn phần bằng 0 gọi là các công việc găng (Critical Task).

Biểu đồ Gantt xác định trực tiếp đường găng quan trọng và cũng trực quan hóa quy trình làm việc cho phép bạn tìm ra đường dẫn các nhiệm quan trọng và hiểu nhiệm vụ nào cần được bắt đầu trước. Biểu đồ Gantt hiển thị cho bạn các hoạt động quan trọng không thể bắt đầu trừ khi hoạt động tiền nhiệm của nó được hoàn thành.

LÝ DO 9: Tính toán Thời gian dự trữ Free Slack, Total Slack

Thời gian dự trữ của công việc là khoảng thời gian dư thừa (nếu có), ngoài thời lượng thực hiện công việc (Duration), nằm giữa thời điểm bắt đầu sớm nhất có thể và thời điểm kết thúc muộn nhất có thể của mỗi công việc (công tác), mà cho phép công việc có thể trì hoãn thời điểm bắt đầu hay kéo dài thời lượng thực hiện công việc. Dự trữ chính là khoảng thời gian để công việc có thể "trôi nổi" bên trong dự án. 

Thời gian dự trữ của công việc có 2 loại: Dự trữ riêng phần - Free Slack - và dự trữ toàn phần - Total Slack.

  • Dự trữ riêng - Free Slack: là thời gian mà công việc có thể thay đổi thời điểm bắt đầu (hoặc kết thúc) hoặc kéo dài thêm mà không làm ảnh hưởng đến thời điểm bắt đầu (hoặc kết thúc) của các công tác khác.
  • Dự trữ toàn phần - Total Slack: là thời gian mà công việc có thể thay đổi thời điểm bắt đầu (hoặc kết thúc) hoặc kéo dài thêm mà không làm ảnh hưởng đến thời điểm bắt đầu (hoặc kết thúc) của dự án.

Thời gian dự trữ của công việc cho ta biết công việc có thể trì hoãn, có thể kéo dài bao nhiêu mà không ảnh hưởng đến công tác khác hoặc không ảnh hưởng đến sự thay đổi của thời điểm kết thúc dự án. Khi công việc thay đổi quá giới hạn dự trữ thời gian, tiến độ dự án sẽ bị ảnh hưởng.

LÝ DO 10: Giám sát dự án của bạn một cách dễ dàng
Giám sát một dự án luôn là một nhiệm vụ khó khăn đối với mọi nhà quản lý dự án. Biểu đồ Gantt cho phép bạn quan sát hiệu suất dự án của mình và kiểm tra các biến thể dự án khác nhau liên quan đến kế hoạch dự án của bạn và cập nhật liên tục.

Việc giám sát và kiểm soát dễ dàng hơn nhiều và có thể được thực hiện trong một khung thời gian tối thiểu và bạn có thể có cái nhìn thời gian thực về tiến độ dự án của mình rằng mọi thứ đều ổn hoặc một số dự án của bạn đang chạy trễ.

KẾT LUẬN
Trong dự án đang thực hiện của bạn, bạn có thể tiếp tục cập nhật biểu đồ của mình và bạn cũng có thể thông báo cho các thành viên trong nhóm của mình theo thời gian tiến độ dự án của bạn về mọi vấn đề, sự cố hoặc bất kỳ thay đổi lịch trình nào trong quá trình dự án đang diễn ra. Tất cả những yếu tố này sẽ giúp cung cấp dự án của bạn đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.

Biểu đồ Gantt đã được sử dụng từ rất lâu, và đã luôn được cải tiến ứng dụng. Ngày nay rất nhiều phần mềm cho phép bạn lập được ra các tiến độ Gantt chart. Nhưng lựa chọn công cụ phù hợp cho dự án phù hợp là chìa khóa thành công cho mọi dự án, trong đó Ms Project vẫn là phần mềm được ưu chuộng nhất thế giới và cả ở Việt Nam.

Trong khóa học Lập và quản lý tiến độ với Ms Project PRO bạn sẽ được chia sẻ tất tần tật về 10 lợi ích trên phần mềm ứng dụng Ms Project. Bạn có thể chỉ mất 1 vài giây để có được thông tin đường găng, được các mối liên hệ giữa 1 công việc với các công tác khác, hay các mốc dự án quản trọng, sử dụng hiệu quả tài nguyên khi sử dụng đồng thời vào nhiều dự án khác nhau...Cập nhật chương trình ưu đãi hàng tháng của các khóa học trên PMx TẠI ĐÂY

Xem thêm:

8 Yếu tố để quản lý dự án thành công

14 Yếu tố làm cho dự án thất bại

 

Bài viết cùng danh mục